Artigos · Importação de extratos

Extrato bancário para Excel: como converter sem perder dados

O banco dá-lhe um PDF. Você quer somar, filtrar e perceber para onde foi o dinheiro. Entre uma coisa e a outra há três ou quatro armadilhas que estragam os números sem dar erro nenhum. Este guia mostra as opções que existem, o que corre mal em cada uma e o que conferir no fim.

Porque é que copiar e colar não chega

Um extrato em PDF não é uma tabela. É texto posicionado numa página. Quando o cola no Excel, o que era uma grelha alinhada passa a ser uma linha de texto por transação, com tudo na mesma célula. Uma linha típica de um extrato português tem este aspeto:

8.06  8.06  COMPRA 4521 CONTINENTE MODELO CASC CONTACTLESS     14,61     534,83

Duas datas, um descritivo com o número do cartão lá no meio, o valor e o saldo depois do movimento. Para ficar utilizável no Excel, isso tem de ser partido em cinco colunas. E é aí que aparecem os problemas.

1. O separador de milhar é um espaço

Vários bancos portugueses escrevem mil e cento e vinte e dois euros e trinta cêntimos como 1 122,30, com um espaço a separar os milhares. Se partir a linha por espaços, o valor parte-se em dois: fica 1 numa célula e 122,30 noutra. O Excel aceita as duas sem se queixar, e você perde mil euros numa transação sem nunca ver um aviso.

É o erro mais caro desta lista, porque só afeta valores acima de mil euros, ou seja, normalmente o ordenado. O total do mês fica errado e não é óbvio porquê.

2. Os débitos e os créditos estão em colunas diferentes

A maior parte dos extratos portugueses não usa sinal negativo. Usa duas colunas, débito e crédito, e o valor aparece numa ou noutra. Quando o PDF é convertido, as colunas vazias desaparecem, e uma despesa de 30 euros fica indistinguível de uma receita de 30 euros.

A forma fiável de recuperar o sinal é pela coluna do saldo: se o saldo desceu em relação à linha anterior, foi despesa; se subiu, foi receita. É por isso que vale a pena manter a coluna do saldo mesmo que ache que não precisa dela.

3. As descrições vêm cortadas

O campo do descritivo tem largura fixa, por isso os nomes dos comerciantes vêm truncados: MARQUES E BERNARDO .ALP, EST SERVICO A.S. ADELINO AMARO DCAS. Não é erro da conversão, é mesmo assim que sai do banco. Se pensava ordenar por comerciante, conte com limpar isto à mão.

4. Há linhas que não são transações

Cabeçalhos repetidos em cada página, linhas de A TRANSPORTAR e TRANSPORTE com o saldo a passar de página, e no fim uma tabela pequena de juros do descoberto que tem datas e valores tal como uma transação real. Se não as apagar, entram na soma.

As opções que existem

Exportar CSV diretamente do banco

É a opção mais limpa quando existe. No homebanking, procure a lista de movimentos e um botão de exportar ou descarregar, normalmente com opção de CSV, Excel ou OFX. Os nomes mudam de banco para banco e às vezes está escondido atrás de um ícone.

A limitação habitual é o período: muitos bancos só deixam exportar os últimos 3 ou 12 meses, e alguns só dão o PDF para meses mais antigos. Se quer histórico, é provável que precise de tratar PDFs de qualquer maneira.

Conversores de PDF online

Funcionam, mas implicam carregar o extrato bancário completo para o servidor de outra pessoa. Nesse ficheiro está o seu nome, a sua morada, o IBAN, o saldo e o sítio onde comprou o pão todos os dias. Vale a pena ler o que o serviço diz que faz com o ficheiro depois de o converter, e assumir que uma cópia fica lá.

Copiar para o Excel e limpar à mão

É viável para um mês, com paciência. O procedimento que costuma resultar melhor: colar tudo numa coluna, usar Dados > Texto para colunas com largura fixa em vez de delimitador, e só depois corrigir os valores. Se usar delimitador por espaço, volta ao problema do separador de milhar.

Para 12 meses e duas contas, deixa de ser viável. É trabalho repetido que tem de ser refeito no mês seguinte.

Ler o extrato com uma ferramenta que percebe extratos

A alternativa é não converter para Excel, e usar algo que já leia o formato. É o que o Focus faz: carrega o PDF, ele identifica as transações, recupera o sinal pela variação do saldo, junta os milhares corretamente e categoriza cada movimento. O ficheiro é lido dentro do seu navegador, não é enviado para nenhum servidor.

Se o extrato juntar mais do que uma conta no mesmo documento, como acontece nos extratos combinados, cada conta é separada, para que as transferências entre elas não apareçam como despesa e receita a dobrar.

O que conferir no fim, faça como fizer

Três verificações rápidas apanham quase todos os erros de conversão:

1. O saldo final bate certo? Some o saldo inicial com todas as entradas e saídas. Tem de dar exatamente o saldo final impresso no extrato. Se falhar por um valor redondo tipo 1000, é o separador de milhar.
2. O número de linhas bate certo? Conte as transações no PDF e na folha. Se a folha tiver mais, apanhou cabeçalhos ou linhas de transporte pelo caminho.
3. Há alguma receita que devia ser despesa? Ordene por valor e olhe para as entradas maiores. É onde os sinais trocados costumam saltar à vista.